Người dân nhận được nhiều lợi ích khi thực hiện công chứng điện tử

Từ ngày 1/7/2025, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng chính thức có hiệu lực. Điểm mới của Luật và Nghị định này là công chứng điện tử, giúp người dân bớt được thủ tục hành chính trong giao dịch dân sự như làm thủ tục nhà đất, di chúc…

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, Báo Điện tử Chính phủ đã có cuộc trao đổi với ông Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam.

Công chứng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí

Xin ông cho biết, công chức điện tử khác công chứng truyền thống khác nhau ở điểm gì? Quy trình thực hiện công chứng điện tử có dễ dàng cho người dân không?

Ông Đào Duy An: Công chứng điện tử có thể hiểu là việc công chứng được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, không dùng giấy tờ và cho ra kết quả là văn bản công chứng ở dạng điện tử. Văn bản này có giá trị như văn bản giấy, nhưng người dân có thể gửi, nhận qua các phương tiện như email, tin nhắn zalo hoặc nộp hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Công chứng điện tử thực hiện dễ dàng, bất cứ người dân nào có thể sử dụng điện thoại thông minh đều có thể thực hiện, tương tự như việc gửi, nhận email hay nhắn tin.

Quy trình công chứng điện tử về cơ bản giống như quy trình công chứng truyền thống, tuy nhiên khi thao tác trên môi trường điện tử sẽ sử dụng thiết bị điện tử thay vì sử dụng bút và giấy.

Ngoài ra, quy trình công chứng trực tuyến cho phép người dân có thể thực hiện các giao dịch ở các địa điểm khác nhau trên phạm vi toàn quốc mà không phải di chuyển. Ví dụ ngồi ở Hà Nội có thể ký hợp đồng công chứng chuyển nhượng bất động sản cho người khác tại Phú Quốc mà không cần bay vào Phú Quốc để ký như trước đây.

Ông có thể nói rõ hơn về những yếu tố mà lợi ích công chứng điện tử đem lại? Người dân sẽ được hưởng lợi gì khi thực hiện công chứng điện tử?

Ông Đào Duy An: Cổng dịch vụ công quốc gia hiện nay cung cấp hơn 4.000 dịch vụ công trực tuyến, đầu vào của các dịch vụ công này là các văn bản điện tử. Văn bản công chứng điện tử cho phép người dân có thể thực hiện các dịch vụ công trực tuyến (ví dụ đăng ký sang tên nhà đất, thế chấp…).

Công chứng điện tử trực tuyến giúp người dân không phải di chuyển nhiều khi giao dịch ở khoảng cách xa về địa lý, ví dụ việc ủy quyền từ các đại sứ quán, lãnh sự quán Việt Nam từ nước ngoài về Việt Nam hoặc từ tỉnh, thành này sang tỉnh, thành khác.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ văn bản công chứng điện tử giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Theo ước tính mỗi năm Việt Nam có khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng, nếu toàn bộ được chuyển sang công chứng điện tử thì chi phí lưu trữ có thể tiết kiệm cho xã hội ít nhất 300 tỷ đồng.

Công chứng điện tử cũng giúp cho việc giao dịch bất động sản trên các sàn giao dịch trực tuyến được thuận lợi và bảo đảm an toàn, khép kín quy trình giao dịch và đăng ký bất động sản trực tuyến. Việc giao dịch bất động sản của các nhà đầu tư sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí hơn đáng kể so với cách làm truyền thống.

Cần nhận thức đúng và hành động đúng

Công chứng điện tử sử dụng các biện pháp bảo mật hiện đại như mã hóa dữ liệu, xác thực danh tính và chữ ký số. Điều này giảm thiểu rủi ro bị giả mạo và gian lận, đồng thời nâng cao độ tin cậy của các giao dịch. Ông nghĩ gì về nhận định trên?

Ông Đào Duy An: Việc xác thực danh tính điện tử và sử dụng chữ ký số là xu hướng tất yếu, Đảng và Nhà nước đang chủ trương phổ cập các hoạt động này. Hiện tại, công dân đã có thể được cấp chữ ký số miễn phí thông qua ứng dụng VNeID, sử dụng rất thuận tiện để ký kết các hợp đồng, giao dịch và thực hiện dịch vụ công trên cổng dịch vụ công quốc gia.

Các biện pháp bảo mật này đã được chứng minh về mức độ an toàn và được sử dụng phổ biến, rộng rãi trong đời sống, từ các giao dịch ngân hàng đến hoạt động tác nghiệp trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp.

Theo ông, về phía cơ quan nhà nước, cần phải làm gì để tăng hiệu quả của hoạt động công chứng điện tử?

Ông Đào Duy An: Hiện nay hành lang pháp lý về công chứng điện tử đã được xác lập, nhưng để hoạt động này được triển khai hiệu quả, tôi cho rằng cần có sự nhận thức đúng và hành động đúng.

Công chứng điện tử tại Việt Nam luôn bảo đảm nguyên tắc công chứng viên chứng kiến trực tiếp người yêu cầu công chứng ký kết giao dịch. Quy trình công chứng trực tuyến hiện nay giúp người dân thực hiện các giao dịch ở các địa điểm khác nhau nhưng luôn có sự hiện diện trực tiếp của công chứng viên, nghĩa là ở mỗi địa điểm sẽ có một công chứng viên chứng kiến.

Tuy nhiên quy trình này đang bị hiểu sai và truyền thông nhầm lẫn rằng công chứng viên không trực tiếp gặp mặt người yêu cầu công chứng, từ đó đặt ra những nghi ngại về tính xác thực của giao dịch. Sự sai lệch này cần được truyền thông rõ ràng và chính xác hơn để xã hội hiểu và lựa chọn, thực hiện đúng.

Tiếp đó là cần khẩn trương tổ chức việc hướng dẫn về nghiệp vụ trên phạm vi toàn quốc để công chứng viên sẵn sàng và chủ động trong việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử.

Ngoài ra, cần sớm ban hành các tiêu chuẩn kết nối dữ liệu, hướng dẫn về việc lựa chọn và triển khai nền tảng công chứng điện tử, cổng tham chiếu dữ liệu công chứng để có thể kịp thời triển khai hoạt động này khi Luật Công chứng có hiệu lực vào tháng 7 tới.

Xin cảm ơn ông./.

Kim Liên (thực hiện)